Jak znaleźć pierwszą pracę w IT? Wyślij zgłoszenie na praktyki i zgarnij darmowy e-book!

Zapoznałam/zapoznałem się z treścią Procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w Transition Technologies-Software Sp. z o.o. zamieszczoną poniżej. Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami naruszeń prawa obowiązująca w Transition Technologies Software Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, zwana: Procedurą zgłoszeń wewnętrznych. § 1 DEFINICJE Pojęciom użytym w niniejszej Procedurze zgłoszeń wewnętrznych nadaje się następujące znaczenie: 1. Procedura niniejsza procedura stanowiąca wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej: ,,procedurą lub ,,procedurą zgłoszeń wewnętrznych w związku z ze zgłoszeniami naruszeń prawa, obowiązująca w Transition Technologies Software Sp. z.o.o. z siedzibą w Warszawie ( dalej jako: TTSW), której podstawę prawną stanowią przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 928 z późn. zm.), 2. Spółka lub TTSW Transition Technologies Software Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, , wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000800662, NIP: 5272903279, REGON: 384186978, kapitał zakładowy: 130 000,00 złotych (opłacony w całości), 3. Osoba, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana, 4. Ustawa o sygnalistach Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 928 z późn. zm.), 5. Sygnalista- osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Spółce, w tym: 1) pracownik; 2) pracownik tymczasowy; 3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 4) przedsiębiorca; 5) prokurent; 6) akcjonariusz lub wspólnik; 7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; 9) stażysta; 10) wolontariusz; 11) praktykant; 12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); 13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834), 14) osoba fizyczna, o której mowa w pkt. 1-13 powyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w TTSW lub na rzecz TTSW, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu, 6. Naruszenie prawa - działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: 1) korupcji; 2) zamówień publicznych; 3) usług, produktów i rynków finansowych; 4) przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 6) bezpieczeństwa transportu; 7) ochrony środowiska; 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 11) zdrowia publicznego; 12) ochrony konsumentów; 13) ochrony prywatności i danych osobowych; 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych 7. Komisja ds. Naruszeń osoby odpowiedzialne za przyjmowanie Zgłoszeń oraz podejmowanie Działań następczych Kierownik Działu HR i Kierownik Działu Kadr i Płac. Członkowie Komisji ds. Naruszeń posiadają pisemne upoważnienia od Spółki oraz złożyły oświadczenia o zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z oceną Zgłoszenia. 8. Zgłoszenie lub zgłoszenie wewnętrzne ustna, pisemna lub elektroniczna (za pośrednictwem dostępnych kanałów) przekazana informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa, przekazana TTSW zgodnie z postanowieniami niniejszej Procedury. 9. Zgłoszenie zewnętrzne ustna lub pisemna informacja o Naruszeniu przekazana Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu. 10. Dostępne kanały- należy przez to rozumieć obowiązujące w Spółce dostępne sposoby dokonywania zgłoszeń tj.: a) pisemnie wysłane pocztą elektroniczną na e-mail: naruszenia@ttsw.com.pl, b) ustnie podczas rozmowy telefonicznej lub za pośrednictwem aplikacji Teams z osobą/osobami wchodzącymi w skład Komisji ds. Naruszeń, c) na wniosek sygnalisty, ustnie podczas bezpośredniego spotkania z osobą/osobami wchodzącymi w skład Komisji ds. Naruszeń, d) w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą zewnętrzną opatrzonej napisem ,,zgłoszenie naruszenia, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej na adres siedziby firmy Transition Technologies Software Sp. z.o.o. o. w Warszawie. 11. Działania następcze działania podejmowane przez Komisję ds. Naruszeń w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania Naruszeniu będącemu przedmiotem Zgłoszenia lub zamknięcie procedury związanej ze Zgłoszeniem. Działania następcze obejmują w szczególności postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. 12. Działanie odwetowe bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie związane z pracą lub współpracą ze Spółką, które jest spowodowane Zgłoszeniem, Zgłoszeniem zewnętrznym lub Ujawnieniem publicznym Naruszenia i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście. 13. Ujawnienie publiczne podanie informacji o Naruszeniu do wiadomości publicznej. 14. Informacja o naruszeniu prawa to informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w TTSW, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia. 15. Kontekście związanym z pracą rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych. 16. Osoba, której dotyczy zgłoszenie rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana. 17. Osoba powiązana z sygnalistą rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty. § 2 ZASADY OGÓLNE 1. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Transition Technologies-Software Sp. z o.o. (zwana dalej: TTSW) i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych. 2. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz przy zastosowaniu metod zapewniających ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem. 3. Procedura określa wewnętrzną procedurę dokonywania przez Sygnalistów Zgłoszeń w TTSW i podejmowania Działań następczych przez TTSW. 4. Sygnalista ma prawo zgłosić faktyczne, potencjalne lub podejrzewane Naruszenie w trybie określonym w niniejszej Procedurze, w tym podejrzenie przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego, niedopełnienia obowiązków, nadużycia uprawnień lub niedochowania należytej staranności przez jakąkolwiek osobę zatrudnioną w Spółce, współpracującą ze Spółką na podstawie innej umowy niż umowa o pracę oraz organy Spółki. Zgłoszeniu podlegają Naruszenia w rozumieniu § 1 pkt 6 Procedury. 5. Postanowienia Procedury obowiązują sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy. 6. Procedura została ustalona po konsultacjach z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym w TTSW. Konsultacje odbyte zostały zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów z Przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi na podstawie Zarządzenia Zarządu Transition Technologies-Software Sp. z o.o. i trwały 5 dni od dnia przedstawienia przez TTSW projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. 7. TTSW dopuszcza również możliwość dokonania i przyjmowania anonimowych Zgłoszeń, zgodnie z §3 ust.6 Procedury. 8. Komisja ds. Naruszeń jest podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i odpowiedzialnym za przyjmowanie Zgłoszeń oraz podmiotem upoważnionym do podejmowania Działań następczych. 9. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, niezależnie od wstępnej analizy zgłoszenia i dalszego przebiegu działań następczych. 10. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Podmiot odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych tj. Komisja ds. Naruszeń w TTSW. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez wyznaczonego pracownika Komisji ds. Naruszeń. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: a) numer zgłoszenia; b) przedmiot naruszenia; c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób; d) adres do kontaktu sygnalisty; e) datę dokonania zgłoszenia; f) informację o podjętych działaniach następczych; g) datę zakończenia sprawy. 11. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 12. W skład Komisji ds. Naruszeń wchodzą bezstronni członkowie: Kierownik Działu HR i Kierownik Działu Kadr i Płac. Członkowie Komisji ds. Naruszeń posiadają pisemne upoważnienia od Spółki oraz złożyły oświadczenia o zachowaniu w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z oceną Zgłoszenia. § 3 SPOSOBY PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ PRZEZ SYGNALISTĘ 1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia wewnętrznego przez dostępne kanały tj. w następujący sposób: a) pisemnie w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą zewnętrzną opatrzonej napisem ,,zgłoszenie naruszenia, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej na adres siedziby firmy Transition Technologies Software Sp. z.o.o. w Warszawie, b) elektronicznie za pośrednictwem adresu e-mail: naruszenia@ttsw.com.pl, c) ustnie podczas rozmowy telefonicznej lub za pośrednictwem aplikacji Teams z osobą/osobami wchodzącymi w skład Komisji ds. Naruszeń, d) na wniosek sygnalisty, ustnie podczas bezpośredniego spotkania z osobą/osobami wchodzącymi w skład Komisji ds. Naruszeń. . 2. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Komisję ds. Naruszeń. 3. Sygnalista może zgłosić wniosek o bezpośrednie spotkanie z członkiem Komisji ds. Naruszeń, które powinno odbyć się w terminie 14 dni od złożenia wniosku. Zgłoszenie jest wówczas za zgodą Sygnalisty dokumentowane w formie protokołu ze spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez członka Komisji ds. Naruszeń. Sygnalista jest uprawniony do sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie. 4. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. 5. Zgłoszenie powinno zawierać następujące elementy: a) dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, , b) adres do kontaktu Sygnalisty, c) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia, d) datę wystąpienia Naruszenia lub okres występowania Naruszenia, e) możliwie dokładny opis Naruszenia, f) dane osób, które dokonały lub mogą dokonać Naruszenia, g) dane świadków Naruszenia, h) opis posiadanych dowodów Naruszenia, i) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa. 6. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać także anonimowo, poprzez przekazanie Zgłoszenia w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem ,,zgłoszenie naruszenia, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej na adres siedziby firmy TTSW, który umożliwia kontakt Sygnalisty bez ujawnienia jego tożsamości. W przypadku skorzystania przez Sygnalistę z trybu Zgłoszenia anonimowego, w Zgłoszeniu pomija się dane Sygnalisty lub osoby pomagającej Sygnaliście w Zgłoszeniu oraz dane do kontaktu z Sygnalistą. 7. W przypadku Zgłoszenia anonimowego, TTSW zapewnia, że nie będzie podejmować jakichkolwiek działań mających na celu ustalenie tożsamości Sygnalisty, jego bliskich lub osób mu pomagających. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane. 8. TTSW zobowiązuje się do podejmowania wszelkich prawnie dopuszczalnych czynności, aby pozyskać niezbędne informacje dla skutecznego rozpoznania sprawy objętej Zgłoszeniem. 9. TTSW uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej Zgłoszeniem osobom nieupoważnionym oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy Zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ujawnienie jego tożsamości. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. 10. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej TTSW, zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego. § 4 TRYB ROZPATRZENIA ZGŁOSZEŃ ORAZ WSTĘPNA ANALIZA 1. Po wpływie Zgłoszenia wewnętrznego, jest ono rozpatrywane na zasadach określonych w niniejszej Procedurze. 2. Po otrzymaniu Zgłoszenia, Komisja ds. Naruszeń dokonuje wstępnej analizy Zgłoszenia pod kątem tego, czy spełnia warunki określone w niniejszej Procedurze, czy informacje zawarte w Zgłoszeniu pozwalają na rozpatrzenie zasadności Zgłoszenia, a gdy zajdzie taka potrzeba kontaktuje się z Sygnalistą celem ich uzupełnienia w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia naruszenia, chyba że Sygnalista nie przekazał danych do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. 3. Komisja ds. Naruszeń może zadecydować o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy: a) Zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne lub ze Zgłoszenia w sposób niebudzący wątpliwości wynika, że nie doszło do Naruszenia, b) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. 4. Komisja ds. Naruszeń może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Komisja ds. Naruszeń informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. 5. Jeżeli Zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności Komisja ds. Naruszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, o czym informuje Sygnalistę w terminie 7 dni od dnia Zgłoszenia, chyba że nie dysponuje danymi Sygnalisty umożliwiającymi komunikację zwrotną. 6. W postępowaniu wyjaśniającym nie może brać udziału osoba, której dotyczy Zgłoszenie, osoba będąca bezpośrednim przełożonym Sygnalisty lub osoby, której dotyczy Zgłoszenie, ani osoba bezpośrednio podlegająca Sygnaliście lub osobie, której dotyczy Zgłoszenie, jak również współpracownik tych osób i bliskie im osoby. 7. W sytuacji, gdy powstanie obiektywna wątpliwość co do bezstronności członka Zespołu ds. Naruszeń lub osoby zaangażowanej w postępowanie wyjaśniające, taka osoba obowiązana jest do złożenia do Członka Zarządu wniosku o zwolnienie jej z prowadzenia przedmiotowego postępowania wyjaśniającego. 8. Każda osoba, której w jakikolwiek sposób dotyczy Zgłoszenie (w szczególności Sygnalista lub osoba, której dotyczy Zgłoszenie), ma wątpliwość co do bezstronności członka Komisji ds. Naruszeń lub osoby zaangażowanej w postępowanie wyjaśniające, taka osoba obowiązana jest do złożenia do Członka Zarządu uzasadnionego wniosku o zwolnienie z prowadzenia przedmiotowego postępowania wyjaśniającego osoby, co do której istnieją wątpliwości co do bezstronności. 9. W przypadku zajścia okoliczności, o której mowa w ust. 7 lub 8, Członek Zarządu wyznaczy innego pracownika TTSW lub osobę współpracującą z TTSW na innej podstawie niż umowa o pracę bądź konsultanta zewnętrznego do udziału w postępowaniu wyjaśniającym, chyba, że wniosek, o którym mowa w ust. 7 powyżej, jest bezzasadny lub nie uprawdopodabnia braku bezstronności. § 5 POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE I DZIAŁANIA NASTĘPCZE 1. Podmiotem upoważnionym do prowadzenia postepowania wyjaśniającego i działań następczych jest Komisja ds. Naruszeń. Komisja ds. Naruszeń ma obowiązek: a) rozpatrzenia Zgłoszenia z zachowaniem należytej staranności, b) bezstronną analizę dostarczonych przez Sygnalistę dokumentów, wyjaśnień, Zgłoszenia, c) potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał danych do kontaktu, na które należy przekazać potwierdzenie, d) podjęcie Działań następczych, e) przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego mającego na celu weryfikację Zgłoszenia i ocenę prawdziwości zawartych w nim informacji o Naruszeniu, f) przekazania Sygnaliście informacji zwrotnych o podjętych Działaniach następczych w terminie 3 miesięcy od daty doręczenia Zgłoszenia, lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał danych do kontaktu, na które należy przekazać informację zwrotną. 2. Komisja ds. Naruszeń dokonuje weryfikacji zasadności Zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym w oparciu o obowiązujące w TTSW regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od komórek organizacyjnych Spółki z uwzględnieniem rodzaju i charakteru Zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób bezstronny i rzetelny. 3. Komisja ds. Naruszeń może w toku postępowania w szczególności: a) zwrócić się o informacje lub wyjaśnienia do wszystkich osób zatrudnionych w Spółce, osób współpracujących ze Spółką, a także do kontrahentów Spółki lub innych osób lub podmiotów, którzy mogą mieć związek lub wiedzę dotyczącą przedmiotu Zgłoszenia, b) wezwać pracowników lub współpracowników na posiedzenie celem złożenia wyjaśnień, jeśli osoby te mają lub mogą mieć związek lub wiedzę w zakresie przedmiotu Zgłoszenia, c) wezwać Sygnalistę do złożenia wyjaśnień (jeśli Zgłoszenie nie było anonimowe), d) wysłuchać stanowiska osoby, której dotyczy Zgłoszenie, e) dokumentować podejmowane czynności. 4. Na wniosek Komisji ds. Naruszeń, wezwane osoby obowiązane są do stawienia się na posiedzenie we wskazanym w wezwaniu terminie, udzielenia niezbędnych informacji oraz przedstawienia dokumentów w celu ustalenia wszystkich okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu. Posiedzenie może również odbyć się za pomocą środków porozumiewania się na odległość. 5. Przebieg posiedzenia oraz wyjaśnienia składane przez wezwane osoby podlegają zaprotokołowaniu. 6. Po ustaleniu całokształtu stanu faktycznego Komisja ds. Naruszeń podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia. W przypadku uznania danego Zgłoszenia za zasadne, Komisja ds. Naruszeń wydaje rekomendacje o stosownych Działaniach następczych w stosunku do osoby, która dopuściła się Naruszenia, oraz rekomendacje co do możliwych działań zapobiegawczych mających na celu zredukowanie lub wyeliminowanie podobnych do opisanych w Zgłoszeniu Naruszeń w przyszłości. 7. W przypadku stwierdzenia wystąpienia Naruszenia, podjęte przez Spółkę Działania następcze mogą obejmować w szczególności: a) wniesienie oskarżenia lub wyciagnięcie konsekwencji dyscyplinarnych wobec osoby, która dopuściła się Naruszenia, b) wdrożenie procedur lub polityk dotyczących określonego obszaru działalności Spółki lub określonych procesów realizowanych w Spółce, c) przeprowadzenie szkoleń lub warsztatów dla określonych pracowników Spółki, współpracowników Spółki, d) przeprowadzenie akcji informacyjnej, e) wprowadzenie zmian w dotychczas obowiązujących regulacjach wewnętrznych Spółki. 8. W sytuacji, gdy Komisja ds. Naruszeń uzna Zgłoszenie za zasadne, jest zobowiązana do: a) poinformowania o wyniku postępowania wyjaśniającego osoby kierującej działem, w ramach którego swoje obowiązki wykonuje osoba, której dotyczy Zgłoszenie, lub do nadzorującego Członka Zarządu w sytuacji, gdy ta osoba podlega bezpośrednio Członkowi Zarządu, w celu podjęcia stosownych, następczych działań dyscyplinujących lub naprawczych zawartych w protokole końcowym z postępowania wyjaśniającego, przewidzianych właściwym Regulaminem Pracy lub wynikających z indywidualnej umowy o współpracę bądź ogólnie obowiązującymi przepisami prawa; b) przekazania osobie, której dotyczy Zgłoszenie, informacji o dokonanym Zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji Zgłoszenia. 9. TTSW gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem i ujawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, osobom nieupoważnionym oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby pomagającej Sygnaliście w Zgłoszeniu, osoby, której dotyczy Zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tych osób. 10. Osoby prowadzące postepowanie wyjaśniające dążą do zapewnienia, że postępowanie wyjaśniające zostanie zakończone w rozsądnym terminie, nie później jednak niż w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania Zgłoszenia. 11. W sytuacji gdy zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne - Komisja ds. Naruszeń oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą. 12. Komisja ds. Naruszeń nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację. § 6 NIEDOPUSZCZALNOŚĆ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH WZGLĘDEM SYGNALISTÓW 1. Fakt dokonania Zgłoszenia w dobrej wierze nie może skutkować Działaniami odwetowymi ani ich próbami lub groźbami wobec Sygnalisty lub osoby pomagającej Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia, lub osoby bliskiej Sygnaliście. 2. Jakiekolwiek Działania odwetowe wobec działającego w dobrej wierze Sygnalisty dokonującego Zgłoszenia Naruszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury. Ochroną objęte są również osoby pomagające Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby powiązane z Sygnalistą, w tym członkowie rodziny Sygnalisty. 3. Stosowanie Działań odwetowych względem Sygnalisty może skutkować pociągnięciem stosującego Działania odwetowe do odpowiedzialności porządkowej, rozwiązaniem przez Spółkę umowy o pracę bądź umowy o współpracy łączącej ze stosującym Działanie odwetowe, a także może doprowadzić do pociągnięcia do odpowiedzialności karnej zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. 4. Sygnalista lub osoba pomagająca Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia, lub osoba bliska Sygnaliście, która doświadczyła jakichkolwiek Działań odwetowych na skutek dokonanego Zgłoszenia Naruszenia, powinna niezwłocznie powiadomić o zaistniałej sytuacji Komisję ds. Naruszeń. Jeżeli analiza informacji potwierdzi zarzuty takiego powiadomienia, Komisja ds. Naruszeń podejmie odpowiednie działania, mające na celu zapewnienie należytej ochrony Sygnaliście lub osobom objętym ochroną jak Sygnalista. 5. Sygnaliści dokonujący Zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący Zgłoszenia niepoważnego lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie, nie są objęci ochroną wynikającą z Procedury. Ochrona wyłączona jest również względem Sygnalistów, którzy dokonując zgłoszenia w sposób celowy i świadomy podali błędne lub wprowadzające w błąd informacje. 6. Tylko Zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze mają zagwarantowaną ochronę przed potencjalnymi Działami odwetowymi. Dobra wiara występuje w sytuacji, gdy Sygnalista dokonujący zgłoszenia Naruszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o Naruszeniu prawa. W przypadku, gdy Sygnalista świadomie podał w Zgłoszeniu nieprawdziwe informacje, osoba, której Zgłoszenie dotyczy, może występować wobec Sygnalisty z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za naruszenie jej dóbr osobistych. § 7 ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE 1. W każdym przypadku Sygnalista ma prawo dokonania zgłoszenia zewnętrznego z pominięciem procedury przewidzianej w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Organem właściwym w sprawach zgłaszania Naruszeń i udzielania wsparcia jest Rzecznik Prawo Obywatelskich lub właściwy organ publiczny (organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej). 2. Szczegółowe zasady dotyczące obsługi Zgłoszeń zewnętrznych publikowane są przez właściwe organy za pośrednictwem ich stron internetowych (Biuletyn Informacji Publicznej). § 8 PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH 1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, Osoby której dotyczy zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą jest TTSW. 2. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. 3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. 4. TTSW po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Wszystkie czynności określone w Procedurze prowadzone są w sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie. W tym celu: a) dane osobowe Sygnalisty (wraz z treścią Zgłoszenia), dane osobowe osoby, której dotyczy Zgłoszenie, oraz pozostała dokumentacja związana z postępowaniem wyjaśniającym przechowywane są w sposób zapewniający ich poufność, bezpieczeństwo i integralność, b) dane osobowe, które nie mają znaczenia w kontekście danego Zgłoszenia nie są zbierane, a jeśli zostały przypadkowo zebrane - są niezwłocznie usuwane, nie później niż w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy. 5. Dokumentację związaną z postepowaniem wyjaśniającym, w tym dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem, przechowuje się przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia Działań następczych lub zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dokumenty, w tym dane osobowe, są niszczone, chyba że są częścią akt postępowania przygotowawczego lub spraw sądowych/sądowo-administracyjnych. § 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Procedura została udostępniona wszystkim pracownikom i osobom współpracującym z TTSW, członkom organów Spółki w sposób przyjęty w TTSW poprzez przesłanie Procedury za pośrednictwem korespondencji e-mailowej oraz została udostępniona na stronie internetowej TTSW i na wewnętrznej przestrzeni przeznaczonej do komunikacji z pracownikami i współpracownikami. 2. Niniejsza Procedura wchodzi w życie w terminie 7 dni od jej ogłoszenia w sposób przyjęty u Pracodawcy. 3. Niniejsza Procedura jest udostępniana również osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby. Transition Technologies-Software Sp. z o.o. przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

[PL] Polityka przetwarzania danych osobowych przez Transition Technologies-Software Sp. z o.o. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) dalej RODO informuję, iż: Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 RODO, a dokładniej lit b ww. przepisu gdy przetwarzanie jest konieczne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy lub lit a ww. przepisu gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda osoby, której dane dotyczą lub Równoległą podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Administratorem danych osobowych jest Transition Technologies-Software Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-066) przy ul. Burakowskiej 14. Kontakt z administratorem jest możliwy mailowo na adres: rekrutacja@ttsw.com.pl Dane osobowe przetwarzane będą tylko i wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji i zabezpieczeniu danych kontaktowych na wypadek powiadomienia w razie awarii (z dotrzymaniem terminów wskazanych w dalszej części obowiązku informacyjnego). Dane osobowe każdego kandydata będą przetwarzane indywidualnie. Firma nie prowadzi przetwarzania zautomatyzowanego, zbiorowego, w tym profilowania. Przesłanie formularza elektronicznego wraz z załącznikami jest jednoznaczne z udzieleniem zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata. Odbiorcami danych osobowych kandydatów będą: - Traffit Sp. z o.o. (dostawca systemu używanego do rekrutacji) - Podmioty wchodzące w skład Grupy Kapitałowej Transition Technologies: Transition Technologies S.A., Transition Technologies Managed Services Sp. z o.o., Transition Technologies PSC Sp. z o.o., Transition Technologies Advanced Solutions Sp. z o.o., Tranition Technologies Control Solutions Sp. z o.o., Promison Sp. z o.o, Transition Technologies-Science Sp. z o.o., Transition Technologies - Systems Sp. z o.o. Do Grupy Kapitałowej należą również podmioty: Transition Technologies UKR LCC i Transition Technologies USA INC., ale nie są odbiorcami danych. - Partnerzy i klienci grupy Transition Technologies, z którymi Transition Technologies współpracuje w zakresie realizacji procesu rekrutacji w przypadkach rekrutacji dla klientów zewnętrznych. Dane osobowe przekazane do Transition Technologies-Software Sp. z o.o. nie są przekazywane do Państw trzecich i organizacji międzynarodowych. Dane osobowe będą przechowywane w zależności od udzielonej zgody: - przez 1 miesiąc od zakończenia niniejszej rekrutacji w przypadku zgody jedynie na udział w bieżącej rekrutacji, a następnie w przypadku braku wyrażenia, w korespondencji z rekruterem TTSW, przez kandydata, chęci na pozostanie w bazie kandydatów do przyszłych rekrutacji będą usuwane. Okres ten wynika z chęci umożliwienia kandydatom podjęcia decyzji odnośnie usunięcia lub pozostawienia ich danych osobowych w bazie kandydatów do przyszłych rekrutacji i zwiększenia szansy na odnalezienie potencjalnego zatrudnienia. Wynika to z prospołecznej polityki TTSW. - przez 3 lata w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji, a następnie będą usuwane. Kandydat ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem). Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie elektronicznej poprzez adres mailowy: rekrutacja@ttsw.com.pl Kandydat ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Wypełniając i wysyłając niniejszy formularz rekrutacyjny, wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych w celu prowadzonej rekrutacji dotyczącej wybranej przez Ciebie oferty pracy. Zgoda obejmuje także całość załączonej dokumentacji (tj. CV i inne załączniki) i całość procesów związanych z rekrutacją. [ENG] Policy of processing personal data by Transition Technologies-Software Sp. z o.o. In accordance with Article 13(1) and (2) of the Regulation of the European Parliament and the Council of the European Union 2016/679 27.04.2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing the directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ EU L of 2016 Nr. 19, p. 1) - hereinafter referred to as "GDPR" is: The legal basis for the processing of personal data is Article 6(1) of the GDPR, more specifically, point b of the above-mentioned provision when processing is necessary to take action at the request of the person whose data apply before concluding the contract or the letter a of the above-mentioned provision when processing is based on the consent of the individual to which the data refer. The parallel legal basis for the processing of personal data Article 22 1(1) of the Act of 26 June 1974, the Labor Code. The administrator of personal data is Transition Technologies-Software Sp. z o.o. with headquarters in Warsaw (01-066) at ul. Burakowska 14. Contact with the administrator is possible by e-mail to the following address: rekrutacja@ttsw.com.pl Personal data will be processed only and exclusively for the purposes of the recruitment and backup (in case of emergency notification) processes. Personal data of each candidate will be processed individually. The company does not conduct automated, collective processing, including profiling. Submitting an electronic form with attachments is synonymous with giving consent to process the personal data of a candidate. The recipients of the candidates' personal data will be: - Traffit Sp. z o.o. (provider of the system used for recruitment) - Entities included in the Capital Group Transition Technologies (GKTT: Transition Technologies S.A., Transition Technologies Managed Services Sp. z o.o., Transition Technologies PSC Sp. z o.o., Transition Technologies Advanced Solutions Sp. z o.o., Tranition Technologies Control Solutions Sp. z o.o., Promison Sp. z o.o, Transition Technologies-Science Sp. z o.o., Transition Technologies - Systems Sp. z o.o.). The Capital Group also includes the following entities: Transition Technologies UKR LCC and Transition Technologies USA INC., but they are not recipients of the data. - Partners and Clients of the Transition Technologies Capital Group with whom Transition Technologies cooperates for the implementation of the recruitment process. Personal data provided to Transition Technologies-Software Sp. z o.o. are not transferred to Third countries and international organizations. Personal data will be stored according to your consent: - For 1 month from the end of this recruitment in the case of consent only to participate in the ongoing recruitment and furthermore in case of lack of agreement in correspondence with recruiter they shall be erased. This period is due to the willingness to enable candidates to make decisions concerning the deletion or retention of their personal data in the database of candidates for future recruitment and increase the opportunity to find a potential employment. It results from pro-social policy of the Transition Technologies-Software. - For 3 years in the case of consent to the processing of data for the purposes of future recruitment and after that they shall be erased. The candidate shall have the right to access the content of his data and the right to rectify, remove, restrict processing, the right to transfer data, the right to object, the right to withdraw consent to their processing at any time (without affecting the lawfulness of processing which was made on the basis of consent expressed before its withdrawal). Declaration of withdrawal consent to the processing of personal data requires its submission in electronic form by e-mail: rekrutacja@ttsw.com.pl The candidate has the right to lodge a complaint to The President of the Personal Data Protection Office when he considers that the processing of his personal data violates the provisions of the GDPR. Providing personal information is voluntary, but necessary for recruitment process. By completing and sending this recruitment form, you consent to the processing of your personal data for the purpose of recruitment regarding the job offer you have selected. The consent also covers all attached documentation (i.e. CV and other attachments) and the back-up process.